訪問予定の共有から申請まで。現場の3業務を、スマホ1つの訪問管理システムに集約。

アポイントの受注から現場での撮影、親会社への申請書提出まで。バラバラに動いていた業務を、ひとつの流れとしてつなぎ直しました。

Challenge

同じ情報を何度も書き写していた。

現場を動かす情報が、電話・メール・紙の申請書に散らばっていました。訪問して終わりではなく、そこから事務所に戻って申請書を作り直す時間が毎回発生していたのが、いちばんの負担でした。

Solution

現場の方が新しい操作を覚えなくて済むことを最優先に設計しました。使う画面は、スマホのスケジュール表とカメラだけです。

スケジュール表はタイムライン表示に対応し、従業員ごとの予定が時間軸で並びます。誰が、いつ、どこへ訪問する予定かが一覧ですぐに確認できます。

訪問後にスマホで撮影するだけで、撮影日時付きの写真が申請書の所定位置に自動転載。画像も自動で軽量化されます。

申請書を登録すると、内容がExcelファイルとしてメールに自動添付・送信されます。送信のための操作は不要です。

送信済みの内容は一覧でいつでも確認でき、再ダウンロードや再編集もその場で可能です。

Result

転記作業をゼロに

撮影から申請書への反映までが自動化され、写真の貼り直しがなくなりました。

予定共有の手間を削減

個別の電話・メール連絡が不要になり、全員が同じ表を見る運用に切り替わりました。

案件情報が資産になる

訪問記録が蓄積され、担当者が変わっても経緯を追えるようになりました。